Att planera en
kan vara en komplex procedur med många rörliga delar. Från att fastställa ändamålet till att till sist genomföra konferensen finns det många val att göra. Olyckligtvis är det vanligt att hamna vilse på vägen. Genom att vara medveten om och avstå från några vanliga misstag kan du emellertid bevara både tid och pengar, reducera ansträngningen och särskilt förbättra möjligheterna för en genuint lyckad och oförglömlig konferens. Här är tio vanliga fel du bör se upp med när du planerar ditt nästa tillställning.
1. Vagt Mål och Syfte
Att kasta sig direkt in letandet efter lokal utan att först ha kristallklart för sig vad evenemanget ska uppnå är ett ofta förekommande fel. I avsaknad av specifika mål blir det komplicerat att bedöma om en arena eller ett schema verkligen är lämpligt.
Hur förebygger du det:
Innan du tar något annat, klargör ändamålet med din evenemang. Vad vill du att deltagarna ska känna, förstå eller utföra efteråt? Formulera exakta och mätbara intentioner. Låt dessa mål sedan styra ditt beslut av eventlokal och schema.
2. Att Inte Identifiera Sin Publik
En plats och ett schema som är idealiskt för en samling kan vara helt opassande för en övrig. Att inte känna till gästernas önskemål och önskningar kan orsaka svagt engagemang och missnöje.
Hur förhindrar du det:
Undersök så mycket som möjligt om din publik. Vilka är de? Vad har de för kunskapsnivå och intressen? Vilka är deras specifika krav gällande till exempel åtkomst och digital utrustning?
3. Försumma Ekonomin
Att förälska sig i en underbar plats utan att ha uppsikt över den totala avgiften, eller att helt enkelt vara utan en välplanerad ekonomisk planering från start, är en given riktning mot ekonomiska svårigheter.
Hur undviker du det:
Etablera en detaljerad ekonomisk plan i ett tidigt skede. Ta med alla potentiella kostnader – lokalhyra, teknik, mat och dryck, föreläsare, material, reklam och en buffert för oväntade avgifter.
4. För Sen Reservation
Många avvaktar för mycket med att säkerställa sin mötesplats. Resultatet blir ofta ett inskränkt urval, dyrare kostnader och att man möjligen inte får de datum man gärna vill ha.
Hur förebygger du det:
Börja planerings- och bokningsprocessen i tidigt, särskilt om ni siktar på eftertraktade arenor eller under högsäsong. Sex till tolv månaders planering är inte ovanligt för större tillställningar.
5. Att Ej Genomföra en Noggrann Besök på plats
Bilder och texter på en webbplats kan vara tilltalande, men de förmedlar sällan hela bilden. Att reservera en lokal utan att ha sett den (eller åtminstone gjort en grundlig digital genomgång) är osäkert.
Så förhindrar du det:
Besök alltid de platser som är era toppkandidater. Om ett fysiskt besök är omöjligt, be om en grundlig live-video-visning. Sätt dig in i vad du ska granska under ett lokalbesök.
6. Ignorera Tekniken
Att förutsätta att all nödvändig teknologisk utrustning som Wi-Fi, AV-system eller funktioner för hybridmöten finns på plats och opererar problemfritt kan ställa till stora problem på konferensdagen.
Så undviker du det:
Detaljera klart era tekniska önskemål för konferensen när ni begär kostnadsförslag. Verifiera vad som inkluderas, vilka utgifter som läggs till och vilken teknisk assistans som tillhandahålls. Om möjligt, utvärdera kritisk utrustning i god tid.
7. Missa Det Detaljerade i Kontraktet
Ett signerat avtal är ett juridiskt bindande dokument. Att ej noggrant granska alla klausuler, särskilt gällande stornoregler, ändringskostnader och vad som sker vid oväntade händelser, kan bli mycket kostsamt.
Så undviker du det:
Granska varje bestämmelse i överenskommelsen omsorgsfullt. Formulera frågor om allt som är diffust. För mer omfattande och mer omfattande evenemang kan det vara förståndigt att låta en rättslig expert granska överenskommelsen.
8. Otillräcklig Kommunikation med Lokalen
Bristfällig eller diffus kommunikation med eventlokalens medarbetare inför och under konferensen kan orsaka missförstånd, oriktiga utföranden och onödig ansträngning.
Så förebygger du det:
Upprätta en positiv och transparent dialog med er representant på platsen. Bekräfta alla detaljer och beslut i skrift. Ha regelbundna genomgångar.
9. Underskatta Matens och Fikats Betydelse
Svultna och törstiga gäster är sällan nöjda deltagare. Att spara in på catering och mellanmål, eller att inte ta hänsyn till olika matpreferenser, kan försämra helhetsintrycket avsevärt.
Så undviker du det:
Behandla mat och dryck som en betydelsefull del av eventupplevelsen. Välj förplägnad med omsorg, presentera olika alternativ och säkerställ att det finns lämpliga alternativ för besökare med dietrestriktioner och överkänslighet.
10. Brist på Plan B
Även den bästa organiseringen kan drabbas av oförutsedda problem – en presentatör blir indisponerad, tekniken krånglar, eller vädret försämras vid ett arrangemang utomhus.
Så undviker du det:
Upptäck tänkbara risker för just er konferens. Ha en reservplan för de mest kritiska momenten, oavsett om det gäller alternativa talare, kompletterande digital hjälp eller backup- arrangemang under tak.
Sammanfattning av artikeln
Att organisera en konferens är en givande men utmanande process. Genom att kringgå dessa typiska fel bygger du en pålitlig bas för ett tillställning som förutom att motsvarar sina intentioner utan också förser besökarna en tillfredsställande och oförglömlig upplevelse. Nyttja den här översikten som en minneslista i din egen organiseringsprocedur – all framgång!